05 — Core Workflows

Source: proposal §4.2–4.8 (original diagrams in assets/workflows/). The proposal gives only the happy-path main steps. Detailed states, rejections, loops and SLAs are [unknown] and belong to Phase 1.

Detailed review 2026-10-31: these proposal diagrams remain high-level happy paths. Use the 162-case review and canonical wf decisions for proposed exceptions, optional guardian steps, finance states and R1 clearing scope; the review still needs human confirmation.

1. Admission and learner registration (การรับสมัครและขึ้นทะเบียนผู้เรียน)

flowchart LR
  A[สมัคร<br/>Apply] --> B[คัดเลือก<br/>Select] --> C[ยืนยันสิทธิ์<br/>Confirm] --> D[ขึ้นทะเบียน<br/>Register as learner]

• Covers both university and sports-school applicants. Selection criteria differ per unit.
• Results are announced, then the applicant confirms the offer.
• Admission data flows into the registry without re-entry.
• Sports schools add มอบตัว (enrolment with parent) and parent registration (TNSU-02).
• Executive mockup tracks applicants against target per level (e.g. campus target 25,000 vs. 28,430 applicants) [mockup].

2. Teaching and learning (การจัดการเรียนการสอน)

flowchart LR
  A[จัดหลักสูตร<br/>Set curriculum & courses] --> B[ลงทะเบียน<br/>Course registration] --> C[เรียน<br/>Teach / attend] --> D[ประเมินผล<br/>Assess & grade]

• Links learners, lecturers/teachers and staff, and supports progress tracking.
• Registration includes add/drop (ลงทะเบียน / เพิ่ม-ถอน) [mockup].

3. Athlete management (การบริหารจัดการนักกีฬา)

flowchart LR
  A[ลงทะเบียนนักกีฬา<br/>Register athlete] --> B[ฝึกซ้อม<br/>Training] --> C[แข่งขัน<br/>Competition] --> D[ติดตามผล<br/>Track results]

• Athlete data is linked to the learner record, and applies to both university and school learners.
• Coaches plan and track training. Competition participation and results are recorded.

4. Dormitory (การบริหารหอพัก)

flowchart LR
  A[จัดสรรห้องพัก<br/>Allocate room] --> B[เข้าพัก<br/>Check in] --> C[ติดตามการเข้า–ออก<br/>Track entry/exit]

• The proposal frames this mainly for sports-school boarding students. Mockups also show university dorm booking announcements ("เปิดจองหอพักนักศึกษา").
• Parents can see dorm info per permission.

5. Finance and scholarships (การเงินและทุนการศึกษา)

flowchart LR
  A[ประเมินค่าใช้จ่าย<br/>Assess fees] --> B[จัดการทุน<br/>Apply scholarship / กยศ.] --> C[ชำระเงิน<br/>Pay] --> D[ตรวจสอบยอด<br/>Verify & reconcile]

• Amount payable = fees − scholarship (full or partial) − กยศ. coverage [inferred from "คำนวณยอดชำระคงเหลือ"].
• Payment through PromptPay or credit card via payment gateway. Issue receipt and reconcile.
• Learners see their outstanding balance and due date. Parents see fee status (ชำระแล้ว / ยังไม่ได้ชำระ) [mockup].

6. Request and approval (การยื่นคำร้องและอนุมัติ)

flowchart LR
  A[ยื่นคำร้อง<br/>Submit] --> B[ตรวจสอบ<br/>Review docs] --> C[อนุมัติ<br/>Approve by authority chain] --> D[แจ้งผล<br/>Notify result]

• Paperless. Status is trackable. Approval follows the university's chain of authority. e-Signature (internal or DGA, by document type).
• Statuses seen [mockup]: รอพิจารณา (pending), รอเอกสารเพิ่มเติม (needs more documents, which loops back to the applicant), อนุมัติแล้ว (approved), ไม่อนุมัติ (rejected).
• Example request types [mockup]:
• University: ขอเพิ่มรายวิชา, ขอใบรับรองการเป็นนักศึกษา, ขอลงทะเบียนล่าช้า, ขอเปลี่ยนกลุ่มเรียน, ขอพักการศึกษา
• Sports school: ขอหนังสือรับรองนักเรียน, ขออนุญาตแข่งขันกีฬา, ขอเปลี่ยนกลุ่มเรียน, ขอพักอาศัยหอพัก, ขอเข้าร่วมการแข่งขัน
• KPIs measure processing time per request type and the on-time rate, so each request type needs a target duration (SLA) [inferred].

7. Executive reporting (การรายงานสำหรับผู้บริหาร)

flowchart LR
  A[รวบรวมข้อมูล<br/>Collect from all modules] --> B[ประมวลผล<br/>Process / aggregate] --> C[Dashboard]

• Sources: education, athletes, dorms, finance and unit operations.
• Compare across units. Drill down by campus, school and period.

Additional workflows implied by the BA module structure [inferred]

These come from function names in the BA chart. Step order and actors are our reading and need BA confirmation.

8. Leave and off-campus permission (SS-07, SS-14.3)

flowchart LR
  A[ยื่นคำร้องขอลา/ออกนอกโรงเรียน<br/>Student or parent submits] --> B[ผู้ปกครองยืนยัน<br/>Parent confirms]
  B --> C[พิจารณาและอนุมัติ<br/>School approves]
  C --> D[บันทึกการออก<br/>Exit logged] --> E[บันทึกการกลับเข้าโรงเรียน<br/>Return logged]
  E --> F[ประวัติการลา<br/>History]
  D -. overdue return .-> G[แจ้งเตือน / ติดตาม<br/>Alert]

Ties into SS-06: an approved leave should mark roll call as ลา rather than ขาด.

9. Roll call and missing-student tracking (SS-06)

flowchart LR
  A[ตั้งค่ารอบเช็กชื่อ<br/>Define rounds & types] --> B[เช็กชื่อ<br/>Record per round]
  B --> C{สถานะ}
  C -->|มา| OK[Present]
  C -->|ลา| L[Matched to approved leave]
  C -->|มาสาย / ขาด| T[Follow-up, maybe notify parent]
  C -->|ไม่พบตัว| M[Missing-student escalation]

10. Dormitory (detailed, SS-05)

Buildings → rooms → beds · allocate or move a student to a bed · duty-teacher roster and inspections · occupancy status · maintenance requests (แจ้งซ่อม).

11. University course registration (UNI-04 → UNI-05)

flowchart LR
  A[หลักสูตร/โครงสร้าง/แผนการเรียน] --> B[เปิดรายวิชา + กลุ่มเรียน] --> C[ตารางเรียน/สอบ] --> D[รอบลงทะเบียน]
  D --> E[ลงทะเบียน<br/>check prerequisites] --> F[เพิ่ม/ถอน/เปลี่ยนกลุ่ม] --> G[อนุมัติการลงทะเบียน<br/>e.g. advisor] --> H[Fees billed via UNI-01.1 rates]

12. University grading (UNI-06)

Configure assessment types and grading schemes → per-course criteria and cut-offs → score entry → review and approve → publish and compute GPA/GPAX → grade-correction requests → graduation audit against the curriculum structure (UNI-04.3).

13. Instructor evaluation (UNI-07)

Create the form → define the round → choose courses to evaluate → students evaluate → process results.

14. Athlete cycle in sports schools (SS-10/11/12, SS-09)

Sports, teams and coaches → training plans → training results → fitness and skill tests → development plan; competitions: entry → travel and documents → results and awards → track record. Injuries (SS-09.3) affect training and competition eligibility [inferred].

BA flows (confirmed, from the BA draw.io file)

These two come from the BA's draw.io source (ba-drawio.md), so they are not inferred. They detail UNI-04 (academics and curriculum) and supersede the curriculum part of §11 above.

15. Creating a curriculum (Flow โครงสร้างหลักสูตร, swimlane "การสร้างหลักสูตร")

flowchart TD
  A[1. สร้างรายวิชา<br/>Create courses<br/><i>จัดการรายวิชา UNI-04.4</i>] --> B[2. สร้างหลักสูตร<br/>Create curriculum<br/><i>จัดการโครงสร้างหลักสูตร UNI-04.3</i>]
  B --> C[3. กำหนดโครงสร้างหลักสูตร<br/>Define curriculum structure]
  C --> D[4. เพิ่มรายวิชาเข้าหลักสูตร และจัดการวิชาบังคับก่อน<br/>Add courses, set prerequisites]
  D --> E[5. แผนการเรียน<br/>Study plan]
  E --> F[6. เงื่อนไขการสำเร็จการศึกษา<br/>Graduation conditions]

• Step 2 note: ชั้นปี, ภาคเรียน (the curriculum is laid out by year of study and semester).
• Step 5 note: which course should be taken in which term, so the system can tell whether a student is studying according to the plan (เรียนตามแผน).
• Step 6 note, the conditions checked at graduation: credits per course category, compulsory courses that must be passed, GPA/GPAX, internship, thesis, and special conditions such as passing an English test.
• Steps 2–6 all belong to the sub-module จัดการโครงสร้างหลักสูตร (UNI-04.3); step 1 to จัดการรายวิชา (UNI-04.4).
• Data-model implication [inferred]: course catalogue separate from curriculum; curriculum → structure (categories with credit requirements) → course membership with prerequisites → study plan per year/semester → graduation rule set used by the graduation audit (UNI-06.8, W-06).

16. Opening courses for a term (Flow จัดการการเปิดสอน)

flowchart TD
  A[1. เลือกปีการศึกษา ภาคเรียน หลักสูตร<br/>Pick academic year, semester, curriculum] --> B[2. ระบบแสดงรายวิชาจากแผนการเรียนตามชั้นปี ภาคเรียน<br/>System lists courses from the study plan]
  B --> C[3. เลือกรายวิชาที่ต้องการเปิด<br/>Choose courses to open]
  C --> D[4. สร้าง Section และระบุรายละเอียด<br/>Create sections]
  D --> E[5. เปิดรับลงทะเบียนตามช่วงเวลาในปฏิทินการศึกษา<br/>Open registration per the academic calendar]

• Section details (step 4): room, day and time, lecturer, capacity.
• Cross-listed sections (เรียนรวม): when one course belongs to several curricula, the section can be shared, ticking which curricula or departments study together.
• Step 2 means the study plan from flow 15 drives which courses are proposed for each term.
• Maps to UNI-04.8 (จัดการเปิดรายวิชา), UNI-05.1–5.3, and use cases W-100 (offering plan, timetable, sections) and W-49 (registration).

Lifecycle view (admission → alumni) [inferred]

flowchart LR
  Apply --> Admit --> Register --> Study --> Graduate --> Alumni
  Register -.-> Athlete
  Register -.-> Boarding
  Register -.-> Fees

Detailed workflows: see the use cases

The flows above are summaries. The team's use cases (12-use-cases.md, catalog in use-cases/) give the step-by-step version for 162 workflows, including approvals, SoD rules and edge cases. Good starting points: